業務の生産性を高めるには

男性

目的と手段は明確に

ワークフローとは、業務上の手続きを定義付け、流れ図を用いて手順を明確化し、生産性を高めるために使われるシステムのことになります。ある業務について、一連の作業の流れを記述します。その上で各工程の手続きと役割分担を記載します。作業の流れと役割分担を記述することで、業務に参加するメンバーの間にやり取りされる情報量が可視化されます。業務全体の工程を可視化することで業務の進捗や問題点が把握できます。ワークフローがもたらすメリットは、業務の進捗だけでなく、非効率な作業を把握することができることです。非効率な作業が可視化できれば、それに対する解決策を具体的にたてやすくなります。作業内容が明確化されているので凡ミスを防ぐことができます。業務処理に必要な文書を作成することができます。必要な手続きが可視化されているので、必要な文書も明確になるのです。業務の進捗が容易に確認できるので、作業時間の削減・作業の効率化を図ることができます。このようにワークフローを設定することで雑然をした業務を整理し、生産性を高めることができます。多くの企業では、ワークフローを紙で作成し運用をしています。紙は一覧性が高い。時系列で保管しておけば業務の経過を確認することができます。手軽に持ち運ぶことができます。ただし、デメリットは保管場所が必要になり、流通や伝達に時間がかかり、検索性にかけ、既存文書が流用できず、整理・保管に時間がかかります。そこで、ワークフローを電子文書で作成することでさらに効率を高めることができます。検索性を高め、既存文書を流用しやすくすることで即応性を増します。即応性が高めておけば、ワークフローシステムを使って生産性を高めることが目的なのに、ワークフローを電子化することが目的になってしまっては本末転倒になります。ワークフローを作成する時には、目的をはっきりさせておくことが大切です。

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